TỔ CHỨC SỰ KIỆN GIAO LƯU CƠ BẢN CẦN NHỮNG GÌ?

Thảo luận trong 'Rao Vặt Toàn Quốc' bắt đầu bởi banghehoinghi, 25/8/16.

  1. banghehoinghi

    banghehoinghi Thành Viên Thường

    Tham gia ngày:
    7/1/16
    Bài viết:
    152
    Đã được thích:
    0
    Điểm thành tích:
    16
    Giới tính:
    Nữ
    Những yếu tố then chốt tổ chức chương trình giao lưu chương trình cơ bản bạn đã biết chưa? Bạn đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực này xử lý những tình huống khó đỡ. Cùng công ty tổ chức sự kiện Kết Nối Việt tham khảo những điều đó là gì nhé.


    Tổ chức sự kiện chương trình giao lưu cơ bản bao gồm những nội dung sau:
    • Ý tưởng chương trình
    • Chủ đề (tên gọi)
    • Đối tượng tham gia chương trình
    Đây là 3 yếu tố then chốt, có mối quan hệ biện chứng lẫn nhau để từ đó người tổ chức chương trình sẽ thiết kế một chương trình giao lưu phù hợp, đáp ứng được mục đích, yêu cầu đề ra và thu hút sự quan tâm của người tham dự.
    Thứ tự của 3 yếu tố này có khi được hoán vị cho nhau nhưng để bắt đầu hình thành một chương trình giao lưu thì người tổ chức sự kiện phải trả lời 3 câu hỏi:

    • Tổ chức sự kiện chương trình này nhằm mục đích gì ?
    • Chủ đề (tên gọi) như thế nào cho phù hợp ?
    • Chương trình này dành cho ai ?
    Với câu hỏi : Tổ chức sự kiện chương trình này nhằm mục đích gì ? Tức là chúng ta phải hình dung ra loại hình tổ chức, hay thường gọi là phát thảo ý tưởng. Chúng ta có thể hình dung 3 yếu tố trên như 3 đỉnh của 1 tam giác, và để tạo thành 1 tam giác thì không thể thiếu 1 trong 3 đỉnh.
    Nhìn chung, khi đã xác định ý tưởng – chủ đề – đối tượng thì công việc tiếp theo của người thực hiện chương trình là Tổ chức sự kiện với 3 công đoạn như sau :

    Chuẩn bị kịch bản chi tiết cho sự kiện

    Sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng cần chuẩn bị một kịch bản chi tiết về chương trình, bao gồm MC script, lịch trình, công việc cụ thể của từng bộ phận tham gia trong việc tổ chức sự kiện.

    Chọn người dẫn chương trình cho sự kiện - MC
    Người được chọn làm dẫn chương trình (MC) phải được tham gia ngay từ khâu xây dựng kịch bản, vì như thế MC sẽ được nắm bắt ngay những nội dung đầu tiên và hiểu được vấn đề muốn nói. MC phải dành thời gian nghiên cứu kỹ kịch bản sự kiện. Tránh trường hợp người tổ chức chương trình chuẩn bị hết mọi chuyện, MC chỉ là người giới thiệu lại chương trình, thì sự kiện sẽ bị sơ cứng, MC không hiểu rõ vấn đề để truyền đạt.

    Công tác lễ tân (hậu cần) phục vụ chương trình
    Đây là một phần không kém phần quan trọng đối với bất kỳ một sự kiện, có những chương trình chuẩn bị kịch bản tốt, nhưng chỉ cần sơ xuất về lễ tân sẽ làm giảm đi chất lượng của sự kiện. Đối với các chương trình giao lưu quốc tế, bên cạnh kịch bản nội dung thường kèm theo kịch bản lễ tân riêng. Để hạn chế những ảnh hưởng về lễ tân, người tổ chức sự kiện cần chú ý:

    - Thư mời tham dự sự kiện : Phải nghiêm túc, lịch sự, đầy đủ thông tin.
    - Trang trí phục vụ chương trình : Cần đảm bảo tính nghiêm túc, đơn giản và ấn tượng. Nghiêm túc ở đây là câu chữ chuẩn xác, huy hiệu hay biểu tượng chính thức, tránh trường hợp phông chữ trang trí lòe loẹt, kiểu cách không cần thiết.
    - Tiếp khách - đón khách : Chúng ta nên đặt 1 bàn tiếp khách ở phía trước bên ngoài nơi diễn ra hoạt động và cử lực lượng hướng dẫn khách vào vị trí ngồi. Điều này vừa thể hiện lòng tôn trọng với khách mà chúng ta mong muốn họ đến tham dự, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho điểm danh, an ninh trật tự.
    - Nước uống hoặc trái cây có 2 cách chuẩn bị : Để sẵn trên bàn nơi khách ngồi hoặc có khu vực để riêng bánh, trái cây, nước uống ở 1 góc sạch sẽ... để khách tự nhiên dùng. Các công việc này phải hoàn tất trước khi khách bước vào chương trình, người phục vụ phải ăn mặc lịch sự. Tuyệt đối tránh việc khi khách đang ngồi xem chương trình sự kiện, tiếp tân mới đem nước ra mời và đi tới lui ngang mặt khách. Đối với người sẽ phát biểu phải có người tiếp tân chuẩn bị nước, có ly và mở nắp chai nước sẵn (nếu là nước suối...). Tránh việc để nguyên chai nước suối, không mở nắp, dùng ống hút là mất lịch sự.

    - Tặng hoa hay quà lưu niệm trên sân khấu : Cán bộ làm tiếp tân cần phải được chuẩn bị kỹ, cần đến địa điểm tổ chức trước để khảo sát địa điểm và cách xuất hiện như thế nào cho hợp lý.
    Có 3 điểm lưu ý khi làm tiếp tân, đặc biệt là tặng hoa hay quà lưu niệm:
    - Ăn mặc lịch sự : nữ áo dài, nam thắt cravat.
    - Khuôn mặt phải rạng rỡ, tươi vui, luôn hướng vào người sẽ tặng.
    - Không được quay lưng ra khán giả, thậm chí kể cả lúc đi vào.

    Tổ chức chương trình sự kiện
    Sau tất cả những công tác sự kiện chuẩn bị chu đáo trên, việc tổ chức thực hiện chương trình chắc chắn sẽ tốt hơn. Tuy nhiên cũng có nhiều chương trình do thời gian chuẩn bị gấp, việc điều hành chuẩn bị chương trình thiếu tính khoa học và nhiều lý do khác... nên chương trình sự kiện diễn ra không đúng như mong muốn. Điều chú ý nhất trong khi tổ chức chương trình là: Phải bố trí người điều phối chương trình sự kiện trong và ngoài sân khấu. Người điều phối sẽ giúp cho người tổ chức chương trình sự kiện liên kết và chuẩn bị điều hành những tiết mục tiếp theo của chương trình sự kiện, xử lý tất cả những nội dung liên quan để giúp cho MC yên tâm trên sân khấu. Tránh trường hợp người tổ chức chương trình, MC và điều phối chương trình sự kiện là 1, thậm chí kiêm luôn cả ca sĩ phục vụ chương trình là không nên.

    Sau mỗi chương trình tổ chức sự kiện
    Cần mở hồ sơ lưu kịch bản chương trình sự kiện, kèm theo những lưu ý của chương trình sự kiện vừa tổ chức về mọi mặt để rút kinh nghiệm cho những chương trình sự kiện sau tốt hơn, vì chắc chắn chúng ta sẽ còn thực hiện nhiều chương trình sự kiện tương tự.
    >> Cho thuê thảm đỏ
    >> Cho thuê múa lân sư rồng
     
    Cảm ơn đã xem bài:

    TỔ CHỨC SỰ KIỆN GIAO LƯU CƠ BẢN CẦN NHỮNG GÌ?

    Đang tải...


Like và Share ủng hộ ITSEOVN