Tổ chức sự kiện họp báo thành công

Thảo luận trong 'Rao Vặt Toàn Quốc' bắt đầu bởi banghehoinghi, 20/4/16.

  1. banghehoinghi

    banghehoinghi Thành Viên Thường

    Tham gia ngày:
    7/1/16
    Bài viết:
    149
    Đã được thích:
    0
    Điểm thành tích:
    16
    Giới tính:
    Nữ
    Họp báo đã không còn là khái niệm xa lạ gì khi hầu hết mọi người đều biết và thường xuyên được nhắc đến qua truyền hình, báo chí, nhưng làm thế nào để tổ chức một buổi họp báo đạt yêu cầu khiến không ít người nhận nhiệm vụ này phải loay hoay. Để giải quyết vấn đề này, hãy tìm hiểu kinh nghiệm tổ chức sự kiện họp báo thành công được Vietlinks Event chia sẻ dưới đây.
    Để tổ chức một cuộc họp báo diễn ra đúng trình tự, hiệu quả cao, được đánh giá tốt thì bạn cần nắm kỹ 7 bước cơ bản sau đây:
    Vietlinks Event chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo- hội thảo- tọa đàm chuyên nghiệp.
    Chuẩn bị phần nội dung
    Cuộc họp báo nhằm mục tiêu chính là cung cấp thông tin cho giới báo chí truyền thông. Thông tin chính là yếu tố quan trọng nhất của buổi họp báo. Bởi vậy, đơn vị tổ chức sự kiện phải chắc chắn những thông tin được cung cấp trong phần giới thiệu hoàn toàn xác đáng nhất. Hãy thử tưởng tượng xem, nếu bạn mời được rất ít nhà báo đến tham dự, hoặc thậm chí là không ai đến thì đảm bảo phần nội dung bạn đề cập không hề gây được sự hứng thú hay quan tâm.
    Trước khi buổi họp báo được diễn ra, hãy cố gắng thăm dò được thái độ về nội dung chính của sự kiện từ phía cánh phóng viên. Ví dụ như, bạn liên hệ qua điện thoại với một số đài truyền hình hay hãng báo nào đó và chỉ nhận được sự đáp trả là những tiếng ậm ừ hứa qua loa như: “Bên tôi sẽ cử phóng viên đến viết bài đưa tin…” thì bạn thực sự cần xem lại nội dung sự kiện.
    Địa điểm tổ chức họp báo
    dich vu to chuc toa dam, dich vu to chuc su kien gia re o ha noi
    Với sự chuyên nghiệp và đội ngũ nhân viên sáng tạo, chúng tôi là đơn vị uy tín trong việc tổ chức sự kiện
    Có rất nhiều địa điểm để các công ty sự kiện lựa chọn cho việc tổ chức buổi họp báo của công ty bạn. Phòng họp báo cần phải đáp ứng theo tiêu chuẩn về không gian, điều kiện làm việc của phóng viên, kỹ thuật viên, phóng viên… Do vậy, lựa chọn hàng đầu của các công ty tổ chức sự kiện khi tổ chức họp báo là các phòng họp của các khách sạn hay các trung tâm hội nghị được trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật.
    Ngoài các yếu tố liên quan đến kỹ thuật ra thì các điều kiện khác cũng cần được đảm bảo như hệ thống âm thanh và ánh sáng tốt, không gian được trang trí lịch sự, nhã nhặn, không quá màu mè. Một số đơn vị tổ chức muốn tạo sự khác biệt bằng cách tổ chức buổi họp báo ở không gian ngoài trời. Tuy nhiên, là nhà tổ chức sự kiện bạn sẽ rất dễ gặp phải những điểm trừ khi tổ chức sự kiện như vậy khi không có bục đứng để quay phim tác nghiệp, âm thanh thu về chỉ là tiềng gió….
    Mời khách (phóng viên)
    Lời mời được đưa đến các phóng viên ở đây thường gửi đi dưới dạng lời mời tư vấn truyền thông. Do vậy, lời mời này cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và phải ngắn gọn để thông tin đầy đủ các vấn đề: Chủ đề buổi họp báo, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra họp báo, những khách mời có mặt và trả lời phỏng vấn. Trước khi gửi giấy mời chính thức, bạn cũng nên chủ động tiến hàng gửi email, Fax đến cho các cơ quan báo chí trước khoảng 7 – 10 ngày. Hãy thực hiện một số hoạt động để cáo cơ quan báo chí… không quên mất lời mời của bạn.
    Chuẩn bị tư liệu họp báo
    Tư liệu được chuẩn bị cho buổi họp báo phải đảm bảo tính rõ ràng và khoa học để tiện cho việc theo dõi nội dung của các nhà báo, cũng như thuận lợi hơn cho họ trọng việc tiến hành tra cứu những thông tin cần thiết liên quan đến chủ đề của cuộc họp báo, những tư liệu này có thể bao gồm: kế hoạch của buổi họp báo có ghi rõ nội dung và thời gian diễn ra, lý lịch trích ngang của những người sẽ phát biểu, bài phát biểu soạn trước, hình ảnh, biểu đồ.
    Tuy nhiên, cách tốt nhất là bạn nên phát tài liệu theo từng phần để không xảy ra tình trạng phóng viên đến nhận đủ tài liệu rồi ra về luôn. Lý do là họ đã có đủ tài liệu để viết bài và tác nghiệp rồi nên không muốn tiếp tục ngồi lại nữa.
    Thảo luận với MC và người diễn thuyết
    Bạn nên sắp xếp gặp những nhân vật có bài phát biểu trước giới chí trước buổi họp báo một hai buổi. Nguyên nhân là bên tổ chức sự kiện họp báo cần kiểm soát được những nội dung nào sẽ được phát ngôn. Những bài phát biểu quá dài hoặc tập trung vào chủ đề buổi họp báo thì bạn cũng cần đưa ra lời góp ý thẳng thắn. Bên cạnh đó, việc hướng dẫn cách trả lời những câu hỏi hóc búa của cánh nhà báo cho những nhân vật phát biểu trong buổi họp báo hoặc cách gỡ rối những vấn đề phát sinh là vô cùng cần thiết.
    Khi lựa chọn MC cho buổi họp báo phải đáp ứng được các tiêu chí: Nói rành mạch và đúng những nội dung được chuẩn bị trước để đảm bảo mọi người đều có thể nghe được. MC cũng không nên nhắc lại hay nói tóm tắt lại các quan điểm của các người phát biểu đưa ra bởi phần tóm tắt này có thể bị sai lệch, gây nhiễu thông tin. MC có thể làm giảm sự căng thẳng của bầu không khí cuộc họp báo bằng tác phong lịch sự, nụ cười nhẹ nhàng. Trước mặt báo giới, MC không nên có những cử chỉ hài hước, vui nhộn.
    Diễn tập
    Sự kiện quan trọng như cuộc họp báo sẽ góp phần quan trọng trong việc nâng tầm hình ảnh của công ty bạn trong cái nhìn của báo giới. Bởi vậy, sự diễn tập, chuẩn bị kỹ lưỡng tất cả các khâu là vô cùng quan trọng. Diễn tập sẽ cho bạn có thể lường trước những sự cố có thể xảy ra bất ngờ trong buổi họp báo. Ví dụ như, MC là phát biểu đúng phần giới thiệu chưa, chất lượng hệ thống âm thanh và ánh sáng có đạt tiêu chuẩn không, thời gian phát tài liệu có quá lâu không…
    Buổi họp báo bắt đầu
    Phía ban tổ chức phải có mặt sớm hơn ít nhất một giờ trước khi sự kiện họp báo diễn ra. Trước đó, bạn cần phải kiểm tra lại cẩn thận một lần nữa hệ thống kỹ thuật, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ đứng tác nghiệp. Buổi họp báo yêu cầu phải tổ chức đúng thời gian dự kiến. Hãy sử dụng linh hoạt những biện pháp đã được chuẩn bị trước trong khâu diễn tập.
    Khi buổi họp báo kết thúc, bạn hãy dành những lời cảm ơn chân thành nhất cho giới truyền thông, bên cạnh đó cũng bày tỏ sự mong muốn sẽ tiếp tục hợp tác với họ trong các buổi họp báo lần sau. Cuối cùng, bạn đã có thể yên tâm tiễn khách ra về và đợi đến buổi tối xem TV hoặc qua các trang báo vào ngày hôm sau, để biết được những thông tin mới nhất về chính công ty của bạn.
    Vietlinks là công ty tổ chức sự kiện tại tphcm chuyên tổ chức sự kiện tại tphcm, công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Các hoạt động hay tổ chức đó là tổ chức tất niên cho công ty, tổ chức sinh nhật cho bé, tổ chức hội nghị hội thảo, và cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện như cho thuê bàn ghế bao gồm cho thuê bàn bar ghế bar, cho thuê bàn tròn, cho thuê âm thanh, cho thuê cổng hơi rối hơi và sản xuất cổng hơi rối hơi.
    [​IMG]
     
    Cảm ơn đã xem bài:

    Tổ chức sự kiện họp báo thành công

    Đang tải...


Like và Share ủng hộ ITSEOVN