Anti Spam Mail và những điều không thể bỏ lỡ

Phần mềm Anti Spam Mail là một công cụ giúp bảo mật email, nó có thể được hiểu là một dịch vụ hoặc một giải pháp giúp ngăn chặn và giảm thiểu sự phiền phức cho người dùng khỏi các email spam.

Có rất nhiều phần mềm Anti Spam xuất hiện trên thị trường hiện nay, với nhiều đặc điểm và tính năng nổi bật. Bài viết dưới đây, chúng tôi muốn chia sẻ với các bạn về những điều quan trọng không thể bỏ lỡ, khi tìm hiểu lựa chọn dịch vụ Anti Spam mail hiệu quả cho doanh nghiệp.

1. Phần mềm Anti Spam là gì?
Phần mềm Anti Spam (chống thư rác) được tạo ra với mục tiêu là loại bỏ những email không mong muốn vào hộp thư đến của bạn. Phần mềm này sẽ tự động lọc các email gửi đến dựa trên những tiêu chí và yếu tố đã được thiết lập trước đó, sau đó phân loại chúng và đưa vào đúng nơi cần đến.

Phần lớn những email được lọc ra là các email có mục đích quảng cáo.

Thông thường, các hệ thống email sẽ có tường lửa để bảo vệ bạn khỏi những email spam này, tuy nhiên vẫn có một số lỗ hổng làm cho những email này vượt qua được bức tường lửa bảo vệ. Vì thế phần mềm Anti Spam ra đời với mục đích là củng cố lại bức tường lửa này.

Nguyên tắc hoạt động của phần mềm này là chặn các mối đe dọa tiềm ẩn và loại bỏ thư rác trước khi nó được đưa đến Mail Server của doanh nghiệp.

Một số công nghệ cơ bản trong phần mềm Anti Spam Mail
● Lọc từ khóa: bằng việc tạo ra danh sách các từ khóa, phần mềm sẽ thực hiện quét và phân tích nội dung email dựa trên các từ, các cụm từ hoặc các câu khác nhau trong danh sách từ khóa.

● Blacklist: blacklist sẽ ghi lại các địa chỉ email mà trước đó đã dùng để gửi spam. Khi có email đến, bộ lọc Spam sẽ kiểm tra để xem nếu địa chỉ IP hoặc email mà nó nằm trong blacklist thì email đó sẽ bị từ chối.

● Whitelist: liệt kê các địa chỉ email mà được cho phép nhận từ các địa chỉ cụ thể.

● Address blocking: Đây là phương pháp lọc mà nó block email từ một địa chỉ IP xác định, email address hoặc domain spammer đã được biết.



2. Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm chống thư rác
Ưu điểm:

– Phần mềm anti spam giúp tiết kiệm thời gian với hệ thống quản lý tự động, bạn không cần phải bỏ thời gian để tự mình xóa bỏ những email rác, email không mong muốn.

– Không có email spam vào hộp thư của bạn, giúp bạn có thể tiết kiệm được không gian lưu trữ trên hệ thống của mình.

– Tránh được các rủi ro về việc bị đánh cắp tài khoản, thông tin do hacker.

– Được bảo vệ an toàn bởi hệ thống được kết nối toàn cầu.

– Được hỗ trợ kỹ thuật ngay khi có sự cố trong hệ thống.

Nhược điểm:

– Quyền truy cập vào các tính năng bị hạn chế cho những người sử dụng phần mềm với các phiên bản miễn phí.

– Khi sử dụng phiên bản miễn phí, email phải đến hộp thư sau đó mới được lọc, điều này có rất nhiều rủi ro. Nếu hệ thống chưa kịp xử lý mà bạn đã mở ra xem, và bên trong có chứa nội dung hoặc phần mềm độc hại thì đây sẽ trở thành một rắc rối lớn.

3. Làm thế nào để chọn được phần mềm Anti spam mail hiệu quả?
Để lựa chọn được một phần mềm Anti spam hiệu quả, hãy xem xét cẩn thận các tiêu chí sau đây:

Quy mô của công ty
Các phần mềm chống thư rác được cung cấp tùy theo quy mô của công ty.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ có thể chỉ cung cấp cho bạn giới hạn về một số các tính năng như: blacklist, whitelist.

Mặt khác các công ty lớn sẽ cung cấp giải pháp hoàn thiện hơn với đầy đủ các chức năng mà một phần mềm Anti Spam cần có. Không chỉ cung cấp khả năng chống lại thư rác mà còn thúc đẩy trong việc quản lý toàn bộ thư của bạn.

Giao diện phần mềm
Bảng điều khiển thân thiện với người dùng giúp bạn dễ dàng sử dụng và tận dụng được tối đa lợi ích của phần mềm. Do đó, khi lựa chọn phần mềm cần ưu tiên về tính thiết thực và dễ sử dụng của nó.

Ngoài ra, đối với các công ty đa quốc gia, nên chọn giao diện có sẵn ngôn ngữ mà bạn quen thuộc có thể sử dụng.

Chi phí
Chi phí là một tiêu chí quyết định trong việc lựa chọn phần mềm Anti Spam. Nó phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn và những tính năng mà bạn yêu cầu.

Người tự kinh doanh có thể chọn các phiên bản miễn phí, tuy nhiên các phiên bản này sẽ có sự giới hạn truy cập vào các tính năng của chúng vậy nên sẽ có nhiều khó khăn và rủi ro khi sử dụng. Nhưng nếu doanh nghiệp không có nhiều yêu cầu cao về bảo mật thì các tính năng cơ bản trong các bản miễn phí đều có và có thể sử dụng tốt.

Tính năng
Mỗi dịch vụ phần mềm Anti Spam đều có những tính năng nổi trội khác nhau, nhưng vẫn sẽ có một số tính năng cơ bản mà bạn cần phải xem xét khi lựa chọn sử dụng một dịch vụ: bộ lọc email spam: ngăn chặn thư rác và virus, blacklist/whitelist, giao diện sử dụng, báo cáo và thống kê,….. Cần lựa chọn cẩn trọng để có được một dịch vụ phù hợp cho mình.

4. Kết luận
Spam là một vấn đề lớn cho tất cả mọi người từ người dùng cá nhân tới các công ty lớn, mà email là phương tiện giao tiếp chính để làm việc. Với sự tăng nhanh của spam, việc thực hiện các biện pháp ngăn ngừa là vô cùng quan trọng.

Vì vậy thay vì sử dụng các dịch vụ miễn phí với nhiều rủi ro, các doanh nghiệp nên tìm đến các nhà cung cấp dịch vụ uy tín để bảo vệ cho doanh nghiệp của mình. Mail Gateway SECU E Cloud của VNETWORK với nhiều tính năng nổi bật: chống email spam 99%, chống được các cuộc tấn công APT, BEC,…. đảm bảo an toàn cho hộp thư của bạn. Khi đăng ký sử dụng dịch vụ bạn sẽ được kích hoạt ngay bộ lọc Anti Spam với 30 ngày trải nghiệm dùng thử.

Hãy gọi ngay hotline (028) 7306 8789 để đăng ký và được hỗ trợ nhanh chóng