Những vấn đề liên quan đến tổ chức sự kiện, cái nhìn tổng thể kinh nghiệm thực tế

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều yếu tố: con người, thời gian, thiết bị, kịch bản, và đặc biệt là sự kiểm soát rủi ro. Dù là một sự kiện nhỏ như khai trương cửa hàng hay sự kiện lớn như hội nghị quốc tế, việc gặp phải các vấn đề phát sinh là điều không thể tránh khỏi nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng. Vậy đâu là những vấn đề quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện mà bạn cần đặc biệt lưu ý?
1. Kịch bản sự kiện thiếu logic, thiếu thực tế

Một sai lầm lớn trong tổ chức sự kiện là xây dựng kịch bản không phù hợp với thực tế, gây lãng phí thời gian, chồng chéo chương trình hoặc khiến người tham dự cảm thấy mệt mỏi. Kịch bản phải đảm bảo:

• Phân bổ thời gian hợp lý
  
  
• Diễn biến chương trình mạch lạc, không quá dài dòng
  
  
• Có điểm nhấn tạo cảm xúc
  
  
• Được xây dựng phù hợp với mục tiêu sự kiện (giới thiệu sản phẩm, tri ân, tuyển dụng, truyền thông...)

Nhiều đơn vị thiếu kinh nghiệm thường bê nguyên format mẫu mà không điều chỉnh theo thực tế, khiến sự kiện không đạt hiệu quả mong muốn.

2. Thiếu thiết bị âm thanh ánh sáng đạt chuẩn

Đây là lỗi kỹ thuật phổ biến nhất, đặc biệt với các sự kiện ngoài trời hoặc sự kiện có quy mô trung bình nhưng sử dụng thiết bị nhỏ lẻ, không đồng bộ. Một số lỗi điển hình:

• Micro hú, loa vang, âm thanh không đều
  
  
• Ánh sáng quá yếu, không đủ sáng để chụp ảnh hoặc livestream
  
  
• Không có backup khi gặp sự cố (ví dụ: micro hết pin, loa mất tín hiệu)

Vấn đề này thường đến từ việc chọn đơn vị cung cấp thiết bị giá rẻ, không có kỹ thuật viên chuyên nghiệp, hoặc khách hàng không hiểu rõ yêu cầu kỹ thuật của từng loại sự kiện.

3. Nhân sự vận hành thiếu chuyên nghiệp

Đội ngũ nhân sự đóng vai trò sống còn. Một MC nói chuyện không duyên, một lễ tân không biết dẫn khách, hay một kỹ thuật viên âm thanh không hiểu cue chương trình đều có thể phá hỏng toàn bộ sự kiện. Những lỗi thường gặp gồm:

• MC đọc sai tên thương hiệu, lúng túng trong xử lý tình huống
  
  
• Kỹ thuật viên ánh sáng không điều khiển đúng hiệu ứng
  
  
• Nhân sự hậu cần thiếu người, không kiểm soát được khách mời
  
  
• Bảo vệ thiếu chuyên nghiệp, không kiểm soát được khu vực diễn ra sự kiện

Giải pháp: sử dụng ekip sự kiện đã có kinh nghiệm thực chiến là điều cần thiết, thay vì tự tuyển cộng tác viên không qua đào tạo.

Không có phương án dự phòng và xử lý rủi ro

Một chương trình có thể bị ảnh hưởng bởi hàng loạt yếu tố khách quan: thời tiết xấu, sự cố điện, khách mời đến trễ, thiết bị hỏng, MC bị trễ... Nếu không có kế hoạch dự phòng, toàn bộ chương trình có thể “vỡ trận” hoặc diễn ra trong trạng thái hỗn loạn.

Một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp luôn có:

• Kế hoạch B cho từng phần việc
• Nhân sự thay thế sẵn sàng
• Thiết bị backup (micro, loa, máy chiếu)
• Hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ được ràng buộc rõ ràng về trách nhiệm

5. Thiếu đồng bộ giữa các bộ phận tham gia tổ chức

Tổ chức sự kiện không chỉ là công việc của một nhóm người. Nó là sự kết nối giữa:

• Ekip kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, sân khấu)
• Ekip nội dung chương trình
• Bộ phận nhân sự vận hành (lễ tân, hỗ trợ, điều phối)
• Bộ phận khách hàng (ban lãnh đạo, đội marketing, nhà tài trợ...)

Nếu không có người điều phối tổng thể (event planner/producer) theo sát từng chi tiết, sự kiện dễ xảy ra tình trạng mỗi người một hướng, dẫn đến sai sót dây chuyền.

6. Chi phí phát sinh ngoài dự tính

Một lỗi thường gặp là không dự toán kỹ các khoản chi phí, dẫn đến đội vốn hoặc thiếu ngân sách vào phút chót. Các chi phí dễ bị bỏ sót:

• Phí vận chuyển thiết bị
  
  
• Chi phí dựng dàn, tháo lắp (outdoor event)
  
  
• Phí thuê điện 3 pha ngoài trời
  
  
• Chi phí xin phép, bảo hiểm sự kiện
  
  
• Chi phí nhân sự làm ngoài giờ (setup đêm)

Để kiểm soát điều này, cần có bản kế hoạch chi tiết và báo giá minh bạch từ đối tác, đồng thời chuẩn bị ngân sách dự phòng ít nhất 10–20%.

7. Thiếu hiệu quả truyền thông – PR sau sự kiện

Một sự kiện tốt không dừng lại ở việc “diễn ra suôn sẻ” mà còn phải tạo hiệu ứng lan tỏa sau sự kiện. Nếu thiếu chiến lược truyền thông, việc tổ chức sẽ lãng phí công sức và chi phí. Cần chuẩn bị:

• Bộ ảnh, video hậu kỳ chất lượng
• Nội dung truyền thông hậu sự kiện (báo chí, fanpage, website, video highlight)
• Đo lường hiệu quả qua các chỉ số (reach, lead, impression…)

Nhiều doanh nghiệp quên mất giai đoạn này, dẫn đến sự kiện không để lại dấu ấn hoặc không tận dụng được dữ liệu khách hàng từ chương trình.

Lời kết: Tổ chức sự kiện – không chỉ là nghệ thuật mà còn là kỹ thuật

Sự kiện không đơn thuần là “tổ chức một buổi lễ” mà là quy trình vận hành phức tạp giữa con người – thiết bị – ý tưởng – ngân sách. Thành công chỉ đến khi bạn hiểu rõ những vấn đề có thể phát sinh và có phương án kiểm soát mọi yếu tố ngay từ đầu.

PR Việt Light Sound là đơn vị cho thuê âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp, uy tín trọn gói có tiếng tại Việt Nam. Với dàn thiết bị chất lượng cao, cùng đội ngũ giàu kinh nghiệm giỏi chuyên môn sẽ mang tới chất lượng âm thanh ánh sáng tốt nhất cho sự kiện của bạn. liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: 0906397327 để được tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết nhất.